Produktywność

Od jakiegoś czasu noszę się z zamiarem wdrożenia jakiegoś systemu produktywności, GTD czy coś w ten deseń. Ostatnio kopnęło mię do działania GTDCS zamieszczone w Starter Kit lub okolicach.

Czyste GTD, a nawet GTDCS, dla mnie nie ma sensu. To jest zbyt złożony zestaw nawyków, żeby wprowadzać je jednocześnie, a wprowadzanie ich w kolejności według źródeł daje konkretne rezultaty dopiero po krótszym czasie. Warte zainteresowania (pewnie w końcu wysupłam te $10) może być Zen To Done, które koncentruje się na wprowadzaniu jednego nawyku na raz, na robieniu rzeczy (a nie organizowaniu ich, na czym GTD kładzie, jak dla mnie, wciąż zbyt silny nacisk), i na dalekosiężnych celach.

Póki nie poczytam dokładniej ZTD, jestem na swoim. Jako niecierpliwy, żądny (przynajmniej w tej działce) natychmiastowych rezultatów człowiek, zamierzam wdrażać system po kawałku, przy czym każdy krok musi przynosić poprawę względem stanu poprzedniego (poprawa -- lepsze wykorzystywanie zasobów, zwłaszcza czasu). Po zidentyfikowaniu najbardziej palącego problemu, wdrażam sposób na pozbycie się go, i tak dalej. Mam nadzieję przy tym nie utknąć w maksimum lokalnym ;) ale w razie osiągnięcia maksimum lokalnego i tak będę miał już jakiś margines czasu, który będę mógł poświęcić na bardziej złożone rozkminy. Ale to kiedyś; teraz trzeba zająć się sprawami bieżącymi.

Obecnie za najbardziej palący problem uznałem roztrzepanie. Zapominanie o sprawach, które są do zrobienia, od pierdół takich jak zmycie garów czy wyniesienie prania do wysuszenia (potrafiłem przez kilka dni "zapominać" o stercie mokrego prania w łazience, które trzeba rozwiesić), po zrobienie zakupów (fajnie jest mieć co jeść) czy nawet umówione spotkania. Do tego dochodzi wynikająca z przypominania sobie "na bieżąco" niepunktualność.

Sprawdzałem klasyczne todolisty, w komputerze i bez -- dupa. Albo ogranicza się do czasu, kiedy siedzę przy komputerze (a sprawy codzienne i tak wylatują), albo są na wielkiej kartce i zbyt sformalizowane, albo po prostu ich nie robię. Wstępnie podobał mi się Emergent Task Planner z zestawu Printable CEO, ale problem był taki, że to wielka kartka A4, która jest po prostu niewygodna. Za to podobał mi się pomysł ograniczenia liczby dużych zadań (do 3 - norma, powyżej 3 - żółta lampka, powyżej 6 - czerwona lampka); to tyczy się Najważniejszych Zadań Dnia. System, który wydaje się być właściwy, pojawił się sam jakieś dwa tygodnie temu i oparty jest na standardowych biurowych świstkach formatu 10x10cm.

Lista zadań na dany dzień, nieuporządkowana, powinna zmieścić się na jednym świstku. Jeśli muszę kombinować ze zmieszczeniem - żółta lampka; jeśli się nie mieszczę - czerwona. To działa dla mnie lepiej niż ograniczenie ilości najważniejszych zadań, ponieważ spora część zadań to pierdoły -- lista na dzisiaj zaczyna się od "kawa" (kupić), "dobówka" (kupić bilet), "żwirek" (zmienić kotu), "pranie" (wstawić)... ograniczanie ilości tego typu zadań do 3 mijałoby się z celem, bo nie chcę planować dużych zadań, tylko pamiętać o stosach pierdół. Jeśli zadanie potrzebuje szczegółowego rozpisania (np. "zakupy"), dostaje, oprócz wpisu na głównym świstku, osobną kartkę.

Świstek i coś do pisania noszę cały dzień ze sobą. Zadania zrobione skreślam linią. Zadania przenoszone na następny dzień zaznaczam ramką. Zadania olane/nieaktualne iksuję. Na bieżąco dopisuję nowe sprawy; odwrót świstka jest na sprawy na następny dzień / następne dni (jeśli sprawa ma określony termin, jest datowana). Co do dopisywania bieżącego: chwilowo w każdym miejscu (trybie) - w kieszeni, w pracy, w domu przy komputerze - mam innego koloru długopis, więc mam jakiś zapis, gdzie mi jakie rzeczy przychodzą do głowy. Ciekawe, czy z tego wyjdą jakieś ciekawe wnioski.

Przegląd kartki robię wieczorem i rano. Wieczorem przeglądam pozostałe zadania i albo robię, albo iksuję (olewam), albo ramkuję (przenoszę na jutro/później). Przeglądam i kategoryzuję też odwrót kartki (zadania na "zaś"). Rano biorę nową kartkę, przepisuję zadania na dziś i dopisuję nowe, przepisuję też zadania z odwrotu na później niż dziś. Wczorajszą kartkę wyrzucam. Tą metodą wieczorem zamykam dzień wiedząc, co zrobiłem, co mi zostało, i otwierając proces podświadomego planowania następnego dnia; rano zaczynam od konkretniejszego zaplanowania dnia przez zapisywanie nowej kartki. Ani jeden, ani drugi przegląd nie zajmuje więcej niż kilka minut.

Według terminologii ZTD, moje mini-todolisty łączą procesy "collect" (bieżące dopisywanie zadań), "review"/"plan" (odpowiednio przegląd wieczorny i poranny), "process" skrócone do minimum i "do". Jak na razie, sprawdza się i chyba trafiłem w swój sweet spot jeśli idzie o stopień skomplikowania i narzutu.

Co dalej? Utrwalam nawyk jako godny zachowania. Biorę się za następny główny czaso/zasobojeb. Zastanawiam się jeszcze, jaki konkretnie ma być następny etap: wyleczyć się z multitaskingu, czy dorzucić sobie do świstków mały notes i wprowadzić elementy planowania długofalowego. Czy może skupić się na bardziej szczegółowym planowaniu i logowaniu samej pracy (w firmie, nad własnymi projektami) -- obecnie mam duży blob "praca", którego nawet nie wpisuje na todolistę, i w którym pracuję (często nad kilkoma rzeczami na raz), zwykle jednocześnie zajmując się pierdołami (patrz rysunek). W tym ostatnim mogę albo dla pracy stosować osobne karteczki (to się może przydać w firmie, mniej przy własnych projektach), czy dla każdego ciągniętego projektu mieć osobną notatko-bugtrackero-todolistę w Org-mode. Jako że samą pracę robię przy komputerze, skłaniam się ku orgmode'owym notatkom dla każdego projektu i planowaniu co najwyżej, nad którym projektem / którymi projektami danego dnia pracuję. To jednak w miarę klarowania się samych projektów.

Skłaniam się, żeby najpierw nauczyć się z powrotem single-taskingu, a później (przynajmniej po rozpoczęciu tego procesu) wziąć się za planowanie długofalowe i notes. Jak będzie coś konkretnego, będą update'y.